设计和举办一次活动常常被比喻为执导一部电影，无论它是一次普通会议，还是公司活动、筹款活动、正式会议、会展活动等，但实际上筹办活动更像是在策划一场现场直播的表演。它是一场高空走钢丝而没有安全网的表演，活动一旦开始就没有任何弥补的机会。活动必须一次性完成，不可能有预先排练。你不可能喊：停拍，然后重新拍摄。拍电影时可以通过剧本预知未来，而活动进行中你就无法预测你的客人和供应商们将怎样相互打交道，怎样做出反应。不过你可以事先计划，做一些准备工作，以便随时处理意外情况。不要忘记墨菲法则：可能会出错的事情一定会出错。
虽然你不是在拍一部角逐奥斯卡奖项的电源，但你是在创造一件可能会给别人留下永久会议的作品。任何一场活动，无论是50人的小型活动还是2000余人的大型活动，应该像电影制作那样有详细的剧本，活动的预算也应该详尽明确。为各类会议、公司活动、新产品发布、奖励活动和特殊活动所做的预算少则几万，多则可达几十万甚至超出50万美元。进行如此周密策划的目的正如假日饭店的老标语所言：“不可有意外事情发生。”
  在你开始策划之前，你首先应决定是否举办这次活动。如果决定举办，那么就要决定活动的规模，而活动规模取决于两个要素：资金和目标。

你能花多少钱？
你应做的第一件事是确定你能为活动预算多少钱，即使小型的活动也必须有资金保证。你可能会发现你的资金还不足以举办一场活动。等待有足够资金再举办活动比活动开始后因资金不足而搁浅要好得多。如果资金没有问题，那么你必须提前决定能花多少钱，然后按照预算来策划活动。预先对费用做粗略估算很有必要，因为通常先要获得上级部门对预算的批准，活动才能举办。下面列出的初步预算的样本，将帮助你粗略估算出举办活动的主要费用。

成本的初步估算

一般来说，你可以从供应商那里获取你想购买的各种物品的书面报价，在初步预算得到批准后这些价格将会确定下来。
下面是一个初步预算的样本，它包括以下主要费用：
●邀请函
●住宿
●交通
●会场租金
●布置费用
●食品
●饮料
●摆花
●装饰
●音乐
●娱乐
●发言人
●舞台布置
●视听设备
●灯光
●特殊效果
●摄影师
●座位卡
●菜单
●礼品
●保险
●保安
●劳务费
●电费
●宣传材料
●公关费用
●翻译费
●邮寄和手续费
●海关
●工作人员的工资
●各种杂费
制作一份详细的清单，暂且不计费用，把所有可能需要的东西都包括进去，然后用彩笔标出其中必须列入的项目。剩下的项目可以在初步预算确定之后有选择地补充进去。如果你的初步成本估算只包括了必有的项目，而总成本却超出了预算，那么你就应该慎重考虑是否进一步实施预定计划。如果初步估算远未超过预算，你就可以开始添加那些备选项目了。
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